E-Rechnung empfangen leicht gemacht
Die mit dem Wachstumschancengesetz beschlossene Pflicht zum Empfang von E-Rechnung ab 2025 gilt für KMUs genauso wie für Konzerne. Kleine und mittlere Unternehmen stellt das vor eine Herausforderung, da der Kauf bzw. die Lizenzierung von Software, welche die Eingangsrechnungsverarbeitung auch für E-Rechnungen übernimmt, oft enorm teuer ist.
Open7 hat mit dem Document Handling Server eine Lösung geschaffen, die vom kleinen Zuckerbäcker bis hin zu großen Konzernen skalierbar ist und dank der Open Source Basis auch in jeder Ausführung leistbar bleibt.
Der Document Handling Server kann schnell und einfach parallel zu bestehenden Systemen installiert werden. Damit ist bereits in der Umstellungsphase der Empfang von E-Rechnungen möglich. In einem späteren Schritt kann der Server die bestehende Lösung vollständig ersetzen.
Auch nach Einführung der verpflichtenden E-Rechnung werden Rechnungen auf unterschiedlichen Wegen ins Unternehmen gelangen. Unser Server unterstützt für den Rechnungseingang die E-Mail Abholung über MS Exchange Online, On-Premise oder auch IMAP.
Nach Eingang der Rechnung kann der Document Handling Server automatisiert eine Antwortnachricht versenden. So weiß der Rechnungsversender sofort, dass die Rechnung angekommen ist.
Bei E-Rechnungen, die der ab 2025 verpflichtenden Norm EN16931 entsprechen, können die Daten vollständig automatisiert ausgelesen und weiterverarbeitet werden.
Doch auch für alle PDF-Dokumente, die Anfangs noch in einem nicht-strukturierten Format eingehen, kann ein Add-On zum Document Handling Server die Lösung sein. Damit können dank KI-OCR-Algorithmen relevante Informationen automatisiert extrahiert und auch klassifiziert werden.
E-Rechnungen können erhebliche Kostenvorteile für Unternehmen bieten, aber Fehler oder Mängel können diesen Vorteil schnell zunichtemachen und zu zusätzlichen Kosten und Aufwand führen. Daher sollten Rechnungen sowohl beim Empfang als auch beim Versand auf Korrektheit überprüft werden.
Mit dem neuen Document Handling Server können Sie E-Rechnungen per File Upload oder Webservices in unser System hochladen. Der XML-Validator Server stellt sicher, dass die XML-Daten den festgelegten Standards entsprechen, wodurch Zeit und Kosten gespart werden. Hierbei nutzen wir den offiziellen KoSIT-Validator des Bundes, da davon ausgegangen wird, dass Rechnungen, die für den Bund gültig sind, auch von Unternehmen akzeptiert werden.
Ein zusätzlicher Vorteil unserer Lösung ist die Verfügbarkeit des Services über eine API, die direkt aus Ihrem ERP-System abrufbar ist. Wenn bei der Validierung Fehler auftreten, kann der Document Handling Server automatisch eine Nachricht an den Rechnungsversender senden. Diese Nachricht informiert über die Probleme und enthält einen Prüfbericht, sodass Fehler schnell und einfach korrigiert werden können.
Strukturierte elektronische Rechnungen sind für das menschliche Auge schwer lesbar, was die Kontrolle und Verarbeitung dieser erschwert. Der EPO XRechnung Viewer bietet hier Abhilfe, indem er diese XML E-Rechnungen innerhalb von Sekunden in eine lesbare HTML-Datei umwandelt.
Ein besonderes Merkmal des Viewers ist die Fähigkeit, auch Rechnungsanhänge zu dekodieren und zu visualisieren. Rechnungen enthalten oft Anhänge mit zusätzlichen Informationen und Details, die vom Versender kodiert und in das XML der Rechnung eingebettet werden. Der EPO E-Rechnung Viewer dekodiert diesen (base64) kodierten Teil und stellt sicher, dass sowohl die Rechnung als auch die Anhänge vollständig lesbar sind. Diese Funktionalität vereinfacht die Arbeit erheblich, da alle relevanten Informationen auf einen Blick zugänglich sind.
Dank der Open Source Expertise von Open7, können die Rechnungsdaten nach dem Eingang, der Validierung und Visualisierung (inkl. gegebenenfalls Umwandlung in ein PDF) an jedes beliebige Workflow-, ECM-, oder DMS-System weitergegeben werden.
Dadurch können sie in Ihrem Unternehmen mit möglichst geringem Aufwand und niedrigen Kosten die Annahme von E-Rechnungen realisieren. Der gesamte Prozess kann parallel zum bestehenden System eingebunden werden. So bleiben Unternehmen für spätere Prozessoptimierungen flexibel.
Als Ergänzung zum Document Handling Server bieten wir als ELO Partner ebenfalls die Integration der ELO Business Solution Invoice für die Freigabe an.
Sollten Sie bereits über einen Freigabe-Workflow verfügen, kann aber natürlich auch Ihr bestehendes System integriert werden.
Schreiben Sie uns entweder über unser Kontaktformular oder kontaktieren Sie direkt unseren Sales Manager Manfred Trojan für ein persönliches Beratungsgespräch.
